Cómo garantizar que sus impuestos empresariales se presenten de forma segura
Como propietario de un negocio, su prioridad principal es salvaguardar los intereses de su empresa. Por ello, debe tomar precauciones adicionales para garantizar la protección de su información al presentar sus declaraciones de impuestos. Estos consejos le asegurarán una presentación segura de sus declaraciones y la confidencialidad de su información.
Protección práctica
Las declaraciones de impuestos requieren información confidencial relativa a su negocio, así como datos personales, lo que las convierte en un objetivo atractivo para los piratas informáticos y los ladrones de identidad.
Dado que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) exige que conserve sus declaraciones de impuestos y documentos justificativos durante un mínimo de tres años y un máximo de siete, la agencia recomienda guardar todos los documentos en papel bajo llave en un lugar seguro.
Un cajón o armario con cerradura son buenas opciones, pero la mejor alternativa podría ser una caja fuerte oculta e ignífuga.
Al trabajar con un asesor fiscal, tómese el tiempo necesario para verificar sus credenciales antes de entregarle cualquier documento confidencial. Si decide presentar su declaración por su cuenta mediante un programa informático fiscal, asegúrese de que su ordenador cuente con un software antivirus y antimalware actualizado y de que esté protegido por un cortafuegos.
Si usted almacena sus documentos en su computadora con fines de archivo o para su presentación electrónica, el IRS recomienda instalar software diseñado para cifrar sus archivos y realizar copias de seguridad de sus unidades para evitar el robo de información importante.
Cuando esté listo para deshacerse de sus documentos fiscales antiguos, el IRS recomienda triturar completamente cualquier documento en papel para prevenir el robo de identidad. En el caso de documentos almacenados electrónicamente, deberá borrar los datos de sus discos duros antes de vender o desechar una computadora o disco duro externo antiguo.
Métodos de entrega
Antes de enviar o entregar la documentación fiscal física, William Perez y Beverly Bird de The Balance aconsejan Haz una lista detallada de todo lo que vas a enviar y copia cada documento. Puedes escanearlos y guardarlos como PDF en tu ordenador. Para mayor seguridad, guarda copias adicionales en una memoria USB o un disco duro externo.
Disponer de copias de seguridad fácilmente accesibles reducirá el estrés que se produce si algo se pierde durante el envío a su contable o al gobierno.
Si es posible, Pérez y Bird sugieren entregar personalmente sus documentos a su contador o preparador de impuestos profesional, ya que esta es la mejor opción para garantizar la correcta presentación de sus documentos.
Si su contador está demasiado lejos para visitarlo en persona, le recomendamos que contrate un servicio de entrega o confirmación de firma y que mantenga actualizada la información de seguimiento para monitorear el estado de sus documentos. Además, intente no usar el correo electrónico.
Nunca envíe información confidencial en el cuerpo de un correo electrónico y asegúrese de que todos los documentos estén cifrados y protegidos con contraseña.
La documentación fiscal es fundamental para la salud de su negocio. Tomando las precauciones adecuadas, podrá garantizar su éxito y estabilidad sin tener que preocuparse demasiado.